Conditions des guides partenaires

Champ d'application

Le Guide reste responsable de l'encadrement qu'il fournit et, lorsqu'il organise un forfait, de l'exécution des services inclus. TrekFriendly conserve ses obligations propres selon son rôle dans l'offre. Les séjours organisés directement par TrekFriendly relèvent de conditions distinctes.

Mandat de facturation et de paiement

Le Guide donne mandat exprès à TrekFriendly pour encaisser en son nom et pour son compte les sommes versées par les Voyageurs via le prestataire de paiement Stripe Connect. TrekFriendly émet, au nom du Guide, les justificatifs de paiement destinés aux Voyageurs. Les frais logistiques lui sont routés à chaque encaissement, même avant que le départ soit garanti ; les honoraires d'encadrement sont retenus sur le solde de paiement de la plateforme, pour le compte du Guide, selon le mandat de gestion. Leur libération est déclenchée à partir du lendemain du jour de début du séjour.

Mandat de prélèvement SEPA

Le Guide signe depuis son espace guide un mandat de prélèvement SEPA au profit de TrekFriendly. Ce mandat est distinct du compte de paiement sur lequel il reçoit ses honoraires : il fonctionne en sens inverse et ne sert qu'à recouvrer les sommes qu'il doit à la plateforme.

• Objet strictement limité : peuvent être prélevées les sommes mises à la charge du Guide au terme d'un dossier d'annulation tranché en « annulation évitable » : la commission remboursée aux Voyageurs et l'indemnité forfaitaire ; ainsi que les frais de traitement Stripe après défaut d'effectif pour les nouveaux départs créés après acceptation expresse de cette règle. Aucune autre somme, à aucun autre titre.
• Information et ordre de recouvrement : le Guide est informé par e-mail au moins 7 jours avant toute présentation, avec le montant et son origine. Toute somme due est d'abord déduite des versements d'honoraires à venir ; le prélèvement SEPA n'intervient que pour le solde.
• Droit au remboursement : le Guide bénéficie du droit au remboursement par sa banque dans les 8 semaines suivant la date de débit, dans les conditions de sa convention bancaire.
• Publication : un mandat actif est requis pour ouvrir de nouveaux départs. Les séjours déjà publiés et les réservations en cours ne sont pas affectés.

Commission et obligations du Guide

La commission de service est fixée à 10 % du montant total, avec un minimum de 15 € par réservation. Lorsqu'il s'applique, le supplément « Commission minimum » est affiché au Voyageur avant paiement et ne réduit pas la part du Guide.

• Justifier d'une assurance Responsabilité Civile Professionnelle et des qualifications nécessaires.
• Identifier les prestations incluses et leurs fournisseurs, organiser la logistique annoncée et assurer le paiement effectif des prestataires.
• Lorsqu'il organise un forfait, justifier de la protection contre l'insolvabilité applicable et fournir les informations nécessaires au contrat de voyage avant réservation.

Dossier et qualification

Toute annulation à l'initiative du Guide ouvre un dossier. Il indique son motif et dispose de 14 jours pour produire ses justificatifs depuis son espace guide. TrekFriendly qualifie ensuite le dossier : force majeure ou annulation évitable. Sans justificatif à l'échéance, le dossier est clos comme annulation évitable.

Sont notamment recevables : vigilance orange ou rouge, bulletin BERA défavorable, arrêté fermant l'accès, certificat médical ou document officiel équivalent. Les conditions météorologiques ordinaires de saison, un effectif jugé insuffisant, une indisponibilité non justifiée, une erreur d'organisation ou une double réservation ne sont pas recevables.

Conséquences et contestation

En cas de force majeure reconnue, aucune somme n'est mise à la charge du Guide. En cas d'annulation évitable, la commission de service remboursée aux Voyageurs est mise à sa charge. Si l'annulation intervient à moins de 15 jours du départ, une indemnité forfaitaire de 25 € par participant remboursé s'y ajoute.

Le recouvrement se fait d'abord par compensation, puis par prélèvement SEPA après préavis. Il s'arrête après trois présentations infructueuses, ou dès la première lorsque le rejet est structurel (compte clos, prélèvement non autorisé). L'annulation automatique d'un départ faute d'avoir atteint son nombre minimum de participants, une annulation décidée par TrekFriendly et les séjours organisés par TrekFriendly elle-même ne relèvent pas de ce dossier.

La qualification peut être contestée par écrit à info@trekfriendly.com. Le Guide est informé de l'ouverture du dossier puis du verdict motivé.

Loyauté et fin de relation

Le Guide ne détourne pas une réservation initiée sur TrekFriendly afin d'éluder la commission convenue. Cette règle ne limite ni les contacts nécessaires à l'exécution du séjour ni l'exercice des droits légaux. La fermeture de l'activité guide reste soumise au règlement des engagements en cours.