Conditions des guides partenaires

Champ d'application

Le Guide reste responsable de l'encadrement qu'il fournit et, lorsqu'il organise un forfait, de l'exécution des services inclus. TrekFriendly conserve ses obligations propres selon son rôle dans l'offre.

La Charte du Guide, version 2026-10-06, accompagne ces conditions, version 2026-10-06. Le Guide accepte les deux textes après avoir pu les lire ; cet engagement n'est pas imposé aux Voyageurs. La qualification du séjour et l'identité de son organisateur sont distinctes du statut de formation de l'encadrant.

Mandat de facturation et de paiement

Le Guide donne mandat exprès à TrekFriendly pour encaisser en son nom et pour son compte les sommes versées par les Voyageurs via le prestataire de paiement Stripe Connect. TrekFriendly émet, au nom du Guide, les justificatifs de paiement destinés aux Voyageurs. Le dossier de réservation précise le circuit applicable. Pour les nouvelles réservations admises au dispositif d'avances contrôlées, la part logistique n'est pas transférée automatiquement : des avances fournisseurs justifiées peuvent être demandées et le reliquat dû est libérable au plus tôt le lendemain de la fin effective du séjour, après contrôle des paiements, remboursements et litiges. Les réservations antérieures conservent leur circuit accepté, avec routage logistique à chaque encaissement lorsqu'il était prévu. Les honoraires d'encadrement conservent leur calendrier distinct : libération possible à partir du lendemain du début du séjour. Ces délais ne constituent ni un séquestre ni une garantie de remboursement fournie par Stripe.

Mandat de prélèvement SEPA

Le Guide signe depuis son espace guide un mandat de prélèvement SEPA au profit de TrekFriendly. Ce mandat est distinct du compte de paiement sur lequel il reçoit ses honoraires : il fonctionne en sens inverse et ne sert qu'à recouvrer les sommes qu'il doit à la plateforme.

• Objet strictement limité : peuvent être prélevées les sommes mises à la charge du Guide au terme d'un dossier d'annulation tranché en « annulation évitable » : la commission remboursée aux Voyageurs et l'indemnité forfaitaire ; ainsi que les frais de traitement Stripe après défaut d'effectif pour les nouveaux départs créés après acceptation expresse de cette règle. Après acceptation explicite du nouveau périmètre financier, peuvent également être prélevées les avances logistiques dont la restitution est établie selon la procédure ci-dessous : fonds inutilisés ou remboursements fournisseurs effectivement reçus. Une perte fournisseur, une restitution simplement promise ou une pièce manquante ne suffit pas à justifier ce prélèvement. Aucune autre somme ne relève de ce mandat.
• Information et ordre de recouvrement : le Guide est informé par e-mail au moins 7 jours avant toute présentation, avec le montant et son origine. Après les délais et contrôles applicables, les sommes dues peuvent être récupérées par restitution volontaire, reprise du transfert concerné ou compensation sur honoraires ; le prélèvement SEPA n'intervient que pour le reliquat, sans double recouvrement. Pour les avances, ce préavis SEPA est distinct du délai initial de restitution ou de contestation.
• Droit au remboursement : le Guide bénéficie du droit au remboursement par sa banque dans les 8 semaines suivant la date de débit, dans les conditions de sa convention bancaire.
• Publication payante : un mandat actif est requis pour ouvrir de nouveaux départs payants. Une sortie entièrement gratuite reste soumise au contrôle du dossier et à l'autorisation administrative correspondante, sans compte Stripe ni mandat financier artificiellement requis. Les dossiers et réservations existants restent gérables.

Avances logistiques et restitution

Le Guide demande une avance pour un départ identifié, sur pièces établissant le fournisseur, la dépense nécessaire, son montant, son échéance et ses conditions de remboursement. Seules les copies qu'il transmet explicitement sont accessibles à l'administration et conservées dans le dossier financier ; son carnet personnel reste privé. L'approbation d'un plafond ne vaut ni paiement ni engagement de financement : tout versement dépend des fonds logistiques encaissés et disponibles du départ ainsi que des contrôles applicables. Le transfert au Guide ne prouve pas le paiement du fournisseur.

Le Guide documente l'utilisation de l'avance et tout remboursement fournisseur effectivement reçu. Une décision motivée, fondée sur des faits et pièces, peut établir la restitution de fonds inutilisés ou rendus par un fournisseur. Le Guide dispose de 7 jours calendaires après notification réelle pour restituer volontairement ou présenter ses observations. Aucune reprise imposée ni compensation ne précède cette échéance. Une contestation suspend les nouvelles opérations de recouvrement pendant son examen motivé ; les opérations déjà engagées restent rapprochées. Si un SEPA est nécessaire ensuite, un préavis distinct d'au moins 7 jours indique le montant restant et son origine. Un paiement en excédent est identifié et restitué une seule fois.

Un acompte définitivement conservé par un fournisseur est documenté séparément. Le présent dispositif ne l'impute pas automatiquement au Guide et ne crée aucune dérogation aux droits du Voyageur. Une simple promesse de remboursement fournisseur ne vaut pas somme reçue. La qualification de force majeure peut écarter les pénalités d'annulation sans supprimer l'obligation de restituer des fonds inutilisés ou effectivement récupérés.

Ce dispositif s'applique prospectivement après acceptation expresse des textes et du périmètre financier correspondant, et satisfaction des préalables opérationnels. Pour un Guide déjà lié à TrekFriendly, la modification est notifiée sur support durable et son application attend au moins 15 jours après l'envoi réel, ou davantage si les adaptations nécessaires le justifient. Une ancienne signature ne vaut pas extension automatique du mandat. Le dossier individuel conserve la version et le circuit acceptés.

Commission et obligations du Guide

La commission de service est fixée à 10 % du montant total, avec un minimum de 15 € par réservation. Lorsqu'il s'applique, le supplément « Commission minimum » est affiché au Voyageur avant paiement et ne réduit pas la part du Guide.

• Justifier d'une couverture de responsabilité civile adaptée à l'activité réellement exercée et des qualifications ou du cursus exigés. Un dossier « Guide en formation » validé atteste un cursus en cours, pas un diplôme acquis. L'autorisation de prix zéro et l'éligibilité aux séjours payants sont des décisions distinctes.
• Identifier les prestations incluses et leurs fournisseurs, organiser la logistique annoncée et assurer le paiement effectif des prestataires.
• Lorsqu'il organise un forfait, justifier de la protection contre l'insolvabilité applicable et fournir les informations nécessaires au contrat de voyage avant réservation.

Inscriptions gratuites et frais mutualisés

Une sortie entièrement gratuite ne génère aucun paiement, commission, transfert ou indemnité monétaire d'annulation. Les obligations d'accueil, de sécurité et de modération restent applicables. Des honoraires nuls avec une logistique positive restent une vente payante, selon les conditions de prix habituelles. Lorsque des frais d'hébergement ou de repas de l'encadrant sont mutualisés, ils sont décrits dans le budget et les prestations incluses avant réservation.

Dossier et qualification

Toute annulation à l'initiative du Guide ouvre un dossier. Il indique son motif et dispose de 14 jours pour produire ses justificatifs depuis son espace guide. TrekFriendly qualifie ensuite le dossier : force majeure ou annulation évitable. Sans justificatif à l'échéance, le dossier est clos comme annulation évitable.

Sont notamment recevables : vigilance orange ou rouge, bulletin BERA défavorable, arrêté fermant l'accès, certificat médical ou document officiel équivalent. Les conditions météorologiques ordinaires de saison, un effectif jugé insuffisant, une indisponibilité non justifiée, une erreur d'organisation ou une double réservation ne sont pas recevables.

Conséquences et contestation

En cas de force majeure reconnue, aucune pénalité d'annulation n'est mise à la charge du Guide au titre de ce dossier ; la restitution distincte de fonds inutilisés ou effectivement rendus reste due selon la procédure ci-dessus. Pour une offre payante et une annulation évitable, la commission de service remboursée aux Voyageurs est mise à sa charge. Si l'annulation intervient à moins de 15 jours du départ, une indemnité forfaitaire de 25 € par participant remboursé s'y ajoute. Aucune de ces charges monétaires ne s'applique à une inscription entièrement gratuite.

Le recouvrement se fait d'abord par compensation, puis par prélèvement SEPA après préavis. Il s'arrête après trois présentations infructueuses, ou dès la première lorsque le rejet est structurel (compte clos, prélèvement non autorisé). L'annulation automatique d'un départ faute d'avoir atteint son nombre minimum de participants et une annulation décidée par TrekFriendly ne relèvent pas de ce dossier.

La qualification peut être contestée par écrit à info@trekfriendly.com. Le Guide est informé de l'ouverture du dossier puis du verdict motivé.

Loyauté et fin de relation

Le Guide ne détourne pas une réservation initiée sur TrekFriendly et ne démarche pas les participants en utilisant leurs coordonnées afin de contourner la plateforme et la commission convenue. Les coordonnées restent réservées aux besoins de la sortie et aux obligations qui s'y rattachent. Cette règle ne limite ni les contacts pratiques nécessaires au séjour ni l'exercice des droits légaux. Une suspicion seule ne vaut pas preuve ; aucune surveillance générale des échanges privés n'est organisée. La fermeture de l'activité guide reste soumise au traitement des engagements en cours.

Modification des conditions et mesures motivées

Lorsque le règlement P2B s'applique, toute modification des conditions est notifiée sur support durable avec un préavis raisonnable d'au moins 15 jours, prolongé si les adaptations nécessaires le justifient. Le Guide peut mettre fin à la relation durant ce délai ; une renonciation doit respecter les conditions légales. Les exceptions légales, notamment une obligation réglementaire incompatible avec le préavis ou un danger imprévu et imminent pour la sécurité du service, sont motivées. Une simulation d'email ne prouve aucune notification ni prise d'effet.

Une restriction ou suspension peut répondre à un dossier incomplet ou une couverture expirée, une information fausse, un risque pour la sécurité, un comportement illicite ou un contournement établi. La décision précise les faits, la règle concernée, son périmètre et sa date d'effet. Ses motifs sont communiqués sur support durable avant ou au moment de la mesure. Pour une résiliation de tous les services relevant du P2B, le préavis est d'au moins 30 jours, sauf exception légale motivée : obligation légale, motif impératif reconnu par le droit national ou manquements répétés établis. Le Guide peut présenter ses observations et contester auprès de info@trekfriendly.com. Les réservations et documents existants restent accessibles selon les droits métier ; la mesure n'annule pas automatiquement les participants.