Voorwaarden voor partnergidsen
Version 2026-10-06 · Nederlands
Deze voorwaarden regelen de professionele relatie tussen TrekFriendly en partnergidsen die hun eigen aanbod op het platform plaatsen.
Toepassingsgebied
De Gids blijft verantwoordelijk voor de begeleiding die hij verzorgt en, wanneer hij een pakketreis organiseert, voor de uitvoering van de inbegrepen diensten. TrekFriendly behoudt zijn eigen verplichtingen volgens zijn rol in het aanbod.
Betalingen, mandaten en publicatie
Facturerings- en betalingsmandaat
De Gids machtigt TrekFriendly om via Stripe Connect betalingen in zijn naam en voor zijn rekening te innen en betalingsbewijzen af te geven. Het individuele reserveringsdossier vermeldt de toepasselijke geldstroom. Voor nieuwe reserveringen onder het stelsel van gecontroleerde logistieke voorschotten wordt de logistiek niet automatisch doorgestort: onderbouwde leveranciersvoorschotten kunnen worden aangevraagd en het verschuldigde restant kan ten vroegste de dag na het werkelijke einde van de reis worden vrijgegeven, na controle van betalingen, terugbetalingen en geschillen. Eerdere reserveringen behouden hun aanvaarde regeling, waaronder doorstorting bij inning indien voorzien. Begeleidingsvergoedingen behouden hun afzonderlijke termijn: vrijgave vanaf de dag na het begin. Dit is geen derdenrekening of terugbetalingsgarantie van Stripe.
SEPA-incassomandaat
De Gids ondertekent vanuit zijn gidsomgeving een SEPA-incassomandaat ten gunste van TrekFriendly. Dit staat los van de betaalrekening waarop hij zijn vergoedingen ontvangt: het werkt in omgekeerde richting en dient uitsluitend om bedragen te innen die hij aan het platform verschuldigd is.
- Strikt beperkt doel: alleen bedragen die na een als “vermijdbare annulering” beoordeeld annuleringsdossier ten laste van de Gids komen, mogen worden geïnd: de aan Reizigers terugbetaalde commissie en de forfaitaire vergoeding; daarnaast de Stripe-verwerkingskosten bij onvoldoende deelnemers voor nieuwe vertrekken die zijn aangemaakt na uitdrukkelijke aanvaarding van die regel. Na uitdrukkelijke aanvaarding van de nieuwe financiële reikwijdte kunnen ook vastgestelde terugbetalingen van logistieke voorschotten worden geïnd: ongebruikte middelen of daadwerkelijk ontvangen leveranciersrestituties. Een leveranciersverlies, alleen beloofde terugbetaling of ontbrekend bewijs rechtvaardigt die incasso niet. Geen andere bedragen vallen onder dit mandaat.
- Informatie en volgorde van invordering: de Gids ontvangt minstens 7 dagen vóór elke aanbieding een e-mail met het bedrag en de grondslag. Na de toepasselijke termijnen en controles kan invordering gebeuren via vrijwillige terugbetaling, terugboeking van de betrokken transfer of verrekening met begeleidingsvergoedingen; SEPA geldt alleen voor het restant, zonder dubbele invordering. Voor voorschotten staat de SEPA-kennisgeving los van de eerste termijn voor terugbetaling of bezwaar.
- Recht op terugbetaling: de Gids kan binnen 8 weken na de afschrijvingsdatum terugbetaling door zijn bank krijgen onder de voorwaarden van zijn bankovereenkomst.
- Publicatie: Een actief mandaat is vereist voor nieuwe betaalde vertrekken. Een volledig gratis activiteit vereist dossiercontrole en passende administratieve toestemming, zonder kunstmatig vereist Stripe-account of financieel mandaat. Bestaande dossiers en reserveringen blijven beheerbaar.
Commissie en verplichtingen van de Gids
De servicecommissie bedraagt 10% van het totaalbedrag, met een minimum van €15 per reservering. Een eventuele toeslag “Minimumcommissie” wordt vóór betaling aan de Reiziger getoond en vermindert het aandeel van de Gids niet.
- Een aansprakelijkheidsdekking voor de werkelijk uitgevoerde activiteit en de vereiste kwalificaties of opleiding aantonen. Een goedgekeurd opleidingsdossier bewijst een lopende opleiding, geen diploma. Toestemming voor nulprijzen en toelating tot betaalde reizen zijn afzonderlijke beslissingen.
- De inbegrepen diensten en leveranciers identificeren, de aangekondigde logistiek organiseren en zorgen dat leveranciers daadwerkelijk worden betaald.
- Bij het organiseren van een pakketreis de toepasselijke bescherming tegen insolventie aantonen en vóór reservering de nodige informatie voor de reisovereenkomst verstrekken.
Annulering van een vertrek door de Gids
Dossier en beoordeling
Elke annulering op initiatief van de Gids opent een dossier. Hij vermeldt zijn reden en heeft 14 dagen om via zijn gidsomgeving bewijsstukken in te dienen. TrekFriendly beoordeelt het dossier daarna als overmacht of vermijdbare annulering. Zonder bewijs tegen de deadline wordt het dossier afgesloten als vermijdbare annulering.
Onder meer een oranje of rode waarschuwing, een ongunstig BERA-lawinebericht, een besluit tot afsluiting van de toegang, een medisch attest of gelijkwaardig officieel document worden aanvaard. Gewone seizoensgebonden weersomstandigheden, een als onvoldoende beschouwd deelnemersaantal, ongerechtvaardigde onbeschikbaarheid, organisatiefouten of dubbele reserveringen worden niet aanvaard.
Gevolgen en betwisting
Bij erkende overmacht wordt in dit dossier geen annuleringsboete aangerekend; de afzonderlijke plicht om ongebruikte of daadwerkelijk terugontvangen middelen terug te geven blijft onder de onderstaande procedure bestaan. Voor een betaald aanbod en vermijdbare annulering betaalt de gids de aan reizigers terugbetaalde commissie. Minder dan 15 dagen vóór vertrek komt €25 per terugbetaalde deelnemer bij. Deze geldelijke kosten gelden niet voor volledig gratis inschrijvingen.
Invordering gebeurt eerst door verrekening en daarna via SEPA-incasso na voorafgaande kennisgeving. Ze stopt na drie mislukte aanbiedingen, of na de eerste als de weigering structureel is (gesloten rekening, niet-toegestane incasso). Automatische annulering wegens het niet bereiken van het minimumaantal deelnemers en annulering door TrekFriendly vallen buiten dit dossier.
De beoordeling kan schriftelijk worden betwist via info@trekfriendly.com. De Gids wordt op de hoogte gebracht van de opening van het dossier en vervolgens van de gemotiveerde beslissing.
Loyaliteit en einde van de relatie
De Gids leidt een op TrekFriendly begonnen reservering niet om om de afgesproken commissie te ontlopen. Deze regel beperkt noch de contacten die nodig zijn voor de uitvoering van de reis, noch wettelijke rechten. Stopzetting van de gidsactiviteit blijft afhankelijk van de afwikkeling van lopende verplichtingen.
Charter en toepassingsgebied
Het gidsencharter, versie 2026-10-06, hoort bij deze voorwaarden, versie 2026-10-06. De gids aanvaardt beide na lezing. Reizigers hoeven de professionele verplichtingen niet te aanvaarden. Het reisregime en de organisator staan los van de opleidingsstatus van de begeleider.
Gratis inschrijving en gedeelde kosten
Bij een volledig gratis inschrijving zijn er geen betaling, commissie, annuleringskosten of geldelijke vergoeding. Begeleiding zonder vergoeding met positieve logistieke kosten blijft een betaald aanbod. Als verblijf of maaltijden van de begeleider over de groep worden verdeeld, worden deze kosten vóór verbintenis in het budget en de inbegrepen diensten beschreven. De prijs en onderdelen worden bij reservering vastgelegd; een latere leveranciersprijsverhoging wijzigt de overeenkomst niet automatisch.
Loyaliteit en vertrouwelijkheid
Een via TrekFriendly begonnen reservering mag niet worden omgeleid en contactgegevens van deelnemers mogen niet worden gebruikt om hen rechtstreeks te benaderen teneinde het platform en de afgesproken commissie te omzeilen. Praktische contacten voor de activiteit en wettelijke rechten blijven toegestaan. Een beperking vereist vastgestelde feiten en een gemotiveerde procedure; privégesprekken worden niet algemeen gecontroleerd.
Wijziging van voorwaarden en gemotiveerde maatregelen
Wanneer P2B van toepassing is, worden wijzigingen op een duurzame drager gemeld met een redelijke termijn van minstens 15 dagen, langer als noodzakelijke aanpassingen dat vereisen. De gids kan de relatie tijdens deze termijn beëindigen; afstand van de termijn moet voldoen aan de wettelijke voorwaarden. Wettelijke uitzonderingen, waaronder een onverenigbare wettelijke verplichting of een onvoorzien onmiddellijk veiligheidsgevaar voor de dienst, worden gemotiveerd. Een gesimuleerde e-mail bewijst geen kennisgeving of inwerkingtreding.
Een beperking of schorsing kan volgen uit een onvolledig dossier, verlopen dekking, onjuiste informatie, veiligheidsrisico, onrechtmatig gedrag of bewezen omzeiling. De beslissing vermeldt feiten, regel, reikwijdte en ingangsdatum. De redenen worden vóór of bij de maatregel op een duurzame drager verstrekt. Beëindiging van alle onder P2B vallende diensten heeft minstens 30 dagen opzegtermijn, behalve bij een gemotiveerde wettelijke uitzondering: wettelijke verplichting, een dwingende reden volgens nationaal recht of bewezen herhaalde overtredingen. De gids kan opmerkingen indienen en bezwaar maken via info@trekfriendly.com. Bestaande reserveringen en documenten blijven toegankelijk volgens de bevoegde toegang; deelnemers worden niet automatisch geannuleerd.
Logistieke voorschotten en terugbetaling
De Gids vraagt een voorschot voor een bepaald vertrek met bewijs van leverancier, noodzakelijke uitgave, bedrag, vervaldatum en terugbetalingsvoorwaarden. Alleen uitdrukkelijk ingediende kopieën zijn toegankelijk voor de administratie en worden in het financiële dossier bewaard; het persoonlijke voorbereidingsschrift blijft privé. Goedkeuring van een plafond is geen betaling of financieringstoezegging: uitbetaling hangt af van geïnde, beschikbare logistieke middelen van dat vertrek en de toepasselijke controles. Een transfer naar de Gids bewijst niet dat de leverancier betaald is.
De Gids documenteert het gebruik van het voorschot en daadwerkelijk ontvangen leveranciersrestituties. Een gemotiveerde beslissing op basis van feiten en bewijs kan de terugbetaling van ongebruikte of terugontvangen middelen vaststellen. Na daadwerkelijke kennisgeving heeft de Gids 7 kalenderdagen om vrijwillig terug te betalen of opmerkingen in te dienen. Geen gedwongen terugboeking of verrekening vóór deze termijn. Een bezwaar schort nieuwe invorderingen op tot gemotiveerde beoordeling; reeds gestarte verrichtingen worden afgestemd. Indien daarna SEPA nodig is, vermeldt een afzonderlijke kennisgeving minstens 7 dagen vooraf het restant en de grondslag. Een teveelbetaling wordt geïdentificeerd en eenmaal terugbetaald.
Een definitief door een leverancier ingehouden voorschot wordt afzonderlijk gedocumenteerd. Dit stelsel rekent het verlies niet automatisch aan de Gids toe en wijkt niet af van reizigersrechten. Een beloofde leveranciersrestitutie is geen ontvangen geld. Overmacht kan annuleringsboetes opheffen zonder de plicht om ongebruikte of werkelijk terugontvangen middelen terug te geven op te heffen.
Dit stelsel geldt voor toekomstige verrichtingen na uitdrukkelijke aanvaarding van de teksten en financiële reikwijdte en vervulling van operationele voorwaarden. Bij een bestaande contractuele relatie krijgt de Gids de wijziging op een duurzame drager; toepassing volgt niet eerder dan 15 dagen na daadwerkelijke verzending, of later als noodzakelijke aanpassingen dat vereisen. Een oude handtekening breidt een mandaat niet automatisch uit. Het individuele dossier bewaart de aanvaarde versie en geldstroom.