Conditions des agences partenaires

1. Qui fait quoi ?

L'Agence est l'organisatrice et la vendeuse de ses voyages. Le contrat de voyage est conclu entre le voyageur et l'Agence, aux conditions de vente de l'Agence.

TrekFriendly SRL (BCE 1043.353.180, Clos Chanmurly 2B, 4000 Liège) présente les offres de l'Agence, transmet les demandes de réservation des voyageurs et facture à l'Agence une commission de distribution. TrekFriendly n'organise pas les voyages, ne les vend pas et n'est pas partie au contrat entre le voyageur et l'Agence.

2. L'argent du voyageur ne passe jamais par TrekFriendly

Le voyageur paie l'Agence directement, selon les instructions de paiement de l'Agence (lien de paiement, virement ou autre moyen). TrekFriendly n'encaisse, ne reçoit, ne détient et ne transfère jamais l'argent du voyageur. Aucun paiement n'a lieu sur la plateforme pour une offre d'agence.

Le prix affiché sur TrekFriendly est le prix public par personne de l'Agence. Le voyageur paie le même prix que s'il réservait directement chez l'Agence : l'Agence ne lui facture ni supplément ni frais à cause de la commission.

3. Admission et pièces obligatoires

Il n'y a pas d'inscription libre : TrekFriendly crée le profil de l'Agence, puis l'invite à activer son compte. Pour être publiée, l'Agence doit avoir validé auprès de TrekFriendly trois pièces, en cours de validité :

• sa licence ou son agrément d'agence de voyages dans son pays ;
• une garantie d'insolvabilité (attestation de l'assureur, du fonds ou de la banque qui la fournit) ;
• une assurance de responsabilité civile professionnelle.

Pour chaque pièce, l'Agence fournit le document, son numéro, son émetteur et ses dates de début et de fin. TrekFriendly vérifie et valide chaque pièce avant publication. L'Agence dépose une nouvelle pièce avant l'échéance de la précédente depuis son espace ; elle reste en attente jusqu'à validation. TrekFriendly prévient l'Agence par email 30 jours et 7 jours avant l'expiration d'une pièce validée. Seule l'Agence et TrekFriendly peuvent consulter les fichiers déposés.

Le numéro de licence et le nom du garant d'insolvabilité sont affichés aux voyageurs sur la fiche de chaque offre.

4. Suspension si une pièce expire

Si l'Agence cesse d'être en règle (une pièce expire, ou le compte est suspendu), ses offres publiées sont retirées de la plateforme et l'Agence en est informée. Dès que l'Agence est de nouveau en règle, seules les offres retirées pour ce motif sont remises en ligne.

Les voyages déjà vendus restent à la charge de l'Agence. TrekFriendly peut aussi suspendre l'Agence en cas de manquement grave à ces conditions ou à la loi.

5. Offres et information du voyageur

L'Agence rédige ses offres, en garantit l'exactitude et fixe un prix public par personne, en euros. Les offres passent par une relecture de TrekFriendly avant publication.

L'Agence fournit au voyageur les informations précontractuelles et le formulaire d'information prévus par la loi, et publie le lien vers ses conditions de vente. L'annulation, la modification et le remboursement d'un voyage relèvent de ces conditions et de la loi. Si l'Agence annule un départ sur la plateforme, ses demandes en attente et confirmées sont annulées et les voyageurs sont prévenus par email.

6. Demandes de réservation et délai de réponse

Le voyageur envoie une demande de réservation sur un départ ouvert. L'Agence y répond depuis son espace : elle la confirme, en indiquant le montant total, le moyen de paiement et une date limite de paiement antérieure au départ, ou la refuse en donnant un motif d'au moins 10 caractères, transmis au voyageur.

L'Agence répond dans les 72 heures après l'envoi de la demande. Elle reçoit un rappel 24 heures avant l'échéance. Sans réponse, la demande expire, le voyageur est prévenu et ses coordonnées sont masquées.

Dès qu'elle reçoit le paiement du voyageur, l'Agence marque la demande comme « payée » sur la plateforme.

7. Commission et relevé mensuel

TrekFriendly fixe pour l'Agence un taux de commission, communiqué lors de son admission (10 % par défaut). Il s'applique au prix public du voyage, soit au montant total confirmé par l'Agence pour chaque demande marquée « payée », arrondi au centime le plus proche. Le taux en vigueur à l'envoi de la demande est conservé pour cette demande, même si le taux de l'Agence change ensuite.

Chaque mois, TrekFriendly établit un relevé des demandes payées dont le départ a eu lieu avant la fin du mois écoulé et qui ne figurent sur aucun relevé. Il détaille chaque demande, sa commission et le total des commissions, hors TVA. Une demande annulée avant son départ ne figure sur aucun relevé. Le relevé est visible dans l'espace de l'Agence dès son émission, avec son numéro de facture ; l'Agence règle la facture de commission selon son échéance.

L'Agence marque « payées » toutes les demandes qu'elle a encaissées et ne contourne pas la commission. Pour les demandes confirmées mais non marquées « payées » 7 jours après le départ, TrekFriendly envoie un rappel à l'Agence afin qu'elle régularise.

8. Données personnelles du voyageur

Pour traiter une demande, l'Agence reçoit le nom, l'email et le téléphone du voyageur, le nombre de participants et son message éventuel. Dès réception, l'Agence est responsable du traitement de ces données pour sa relation avec le voyageur. Elle les utilise pour répondre à la demande et exécuter le voyage, les protège, et ne les transmet pas à d'autres fins. Après un refus, une expiration ou une annulation, ces coordonnées ne lui sont plus affichées sur la plateforme.

TrekFriendly traite les données pour le fonctionnement de la plateforme : voir notre politique de confidentialité.

9. Responsabilité

L'Agence répond de l'organisation et de l'exécution de ses voyages, de la sécurité des voyageurs, de l'exactitude de ses informations et des garanties que la loi lui impose. Elle tient TrekFriendly indemne des réclamations de voyageurs qui relèvent de l'organisation ou de l'exécution d'un voyage qu'elle a vendu.

TrekFriendly répond de ses propres obligations de plateforme. Ces conditions ne limitent aucun droit que la loi reconnaît aux voyageurs ou à l'Agence.

10. Réclamations, modifications et droit applicable

L'Agence traite elle-même les réclamations des voyageurs sur ses voyages et en informe TrekFriendly si elles touchent la plateforme. TrekFriendly peut modifier ces conditions : l'Agence accepte la nouvelle version depuis son espace, et ses offres ne sont publiées que si elle a accepté la version en vigueur.

Ces conditions relèvent du droit belge. Pour toute question, écrivez à info@trekfriendly.com.