Privacybeleid

Bij TrekFriendly begint een vrije geest met de zekerheid dat uw persoonsgegevens in goede handen zijn. We verzamelen alleen wat strikt noodzakelijk is voor een veilig en zorgzaam menselijk avontuur.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

De juridische identiteit van de TrekFriendly-exploitant, verwerkingsverantwoordelijke voor uw gegevens, wordt nog afgerond. Bevestigde informatie staat in de wettelijke vermeldingen. Voor vragen over uw gegevens kunt u schrijven naar rgpd@trekfriendly.be.

2. Welke gegevens verzamelen we en waarom?

We passen minimale gegevensverwerking toe en vragen alleen wat nodig is voor uw reis.

• Uw identiteit en wandelprofiel: uw naam wordt gebruikt voor reserveringen. U kunt een foto, talen en een globale regio toevoegen om kennis te maken. De regio is optioneel en staat los van de privégegevens op de groepsfiche. Uw geboortedatum blijft privé; u kunt de daaruit afgeleide leeftijd in het deelnemersoverzicht verbergen.
• Uw contactgegevens (e-mail): om reserveringsbevestigingen te sturen en de gids bij logistieke vragen contact te laten opnemen.
• Uw contactverzoeken: e-mailadres, reden, optioneel reserveringsnummer en bericht worden gebruikt om te antwoorden. Ze worden per e-mail naar het team gestuurd; het formulier maakt geen ticket op het platform aan. Ter voorkoming van misbruik gebruikt het tijdelijk HMAC-vingerafdrukken van e-mail- en IP-adressen. Die vervallen na 25 uur en worden opportunistisch verwijderd, zonder het IP-adres leesbaar te bewaren.
• Uw aanvaarding van documenten: wanneer u instemt, bewaren we documentsleutel, versie, taal en aanvaardingsdatum. Deze bewijzen zijn gekoppeld aan uw account en volgen de bewaring of definitieve verwijdering daarvan binnen onderstaande wettelijke verplichtingen. Voor dit bewijs bewaren we geen IP-adres of profielgegevens uit de authenticatie.
• Het optionele gidsnotitieboek: zelf toegevoegde notities, kostenramingen, herinneringsdata en documentkopieën dienen ter voorbereiding van vertrekken. Gevraagde herinneringen verschijnen in uw persoonlijke omgeving.
• Veilige betaling: Stripe beheert uw transacties. TrekFriendly heeft nooit toegang tot uw bankgegevens.
• Bestemmingsgebonden gegevens: voor sommige reizen, met name in het Groothertogdom Luxemburg, verplicht lokale wetgeving ons nationaliteit, postcode en identiteitsdocumentnummer te verzamelen voor verplichte verblijfsfiches. Deze gegevens worden uitsluitend voor die wettelijke verplichting verwerkt.

3. Strikte regels voor het delen van gegevens

Uw gegevens worden nooit verkocht. Ze worden alleen gedeeld met partners die noodzakelijk zijn voor uw reis:

• Ingelogde leden die vertrekken bekijken: het deelnemersoverzicht toont uw voornaam, foto, opgegeven talen en regio en, als u dat kiest, uw leeftijd. Uw volledige naam, geboortedatum en contactgegevens blijven verborgen. Optionele informatie kunt u in uw wandelprofiel wijzigen of verwijderen.
• De gemachtigde Gids: voor uw veiligheid en reislogistiek, waaronder accommodatie en deelnemerslijsten.
• Onze technische dienstverleners: voor hosting en beveiliging van betalingen.

Het gidsnotitieboek is privé. Notities en bijlagen worden niet met reizigers of leveranciers gedeeld; u beslist zelf wat u doorstuurt.

4. Hoe lang bewaren we uw informatie?

• Uw profiel: zolang u deel wilt uitmaken van onze gemeenschap.
• Uw notitieboek: u kunt notities en bijlagen op elk moment verwijderen; ze verdwijnen ook bij verwijdering van uw account. Het notitieboek bewaart nuttige voorbereidingskopieën en vervangt uw boekhoudkundige archivering niet.
• Boekhoudkundige documenten: 10 jaar, volgens onze Belgische wettelijke verplichtingen.

5. Uw rechten worden gerespecteerd

U houdt controle over uw gegevens en heeft recht op inzage, rectificatie en verwijdering. Een e-mail naar rgpd@trekfriendly.be volstaat om deze rechten uit te oefenen.

6. Cookies

We gebruiken alleen essentiële technische cookies voor de werking van de site (sessie, taal). Voor anonieme statistieken ter verbetering van uw ervaring vragen we bij uw eerste bezoek toestemming via onze speciale banner.