Algemene reserveringsvoorwaarden

Deze reserveringsvoorwaarden regelen het aanbod van onafhankelijke gidsen op TrekFriendly en de rechten van Reizigers. TrekFriendly handelt als tussenpersoon voor een afzonderlijke gidsdienst en als doorverkoper wanneer de Gids een pakketreis samenstelt en organiseert. Voor reizen die TrekFriendly zelf organiseert, gelden de voorwaarden voor door TrekFriendly georganiseerde reizen.

Toepassingsgebied en rechten van de Reiziger

De kwalificatie van het aanbod hangt af van de daadwerkelijk gecombineerde diensten en de wijze waarop ze worden verkocht. Een reis met accommodatie en een begeleide wandeling die essentieel is voor de reis kan een pakketreis vormen in de zin van de Belgische wet van 21 november 2017. Een prijsuitsplitsing en mandaten ontnemen de Reiziger de bescherming van die wet niet.

Bij een door de Gids samengestelde pakketreis draagt hij de verplichtingen van de organisator; TrekFriendly behoudt zijn eigen verplichtingen als doorverkoper, met name inzake informatie, reservering en doorsturen van verzoeken. De onderstaande pakketreisregels hebben voorrang op bepalingen of automatische ramingen die minder gunstig zijn dan de dwingende rechten van de Reiziger. Verzoeken over die rechten kunnen naar info@trekfriendly.com.

Voorwaarden voor Reizigers

2.1 Mandaat voor logistiek beheer

De Reiziger vertrouwt de Gids het beheer van de aangekondigde logistiek toe. Wanneer een handeling uitdrukkelijk in naam en voor rekening van de Reiziger gebeurt, wordt de reikwijdte daarvan in de reserveringsdocumenten aangegeven. Dit mandaat betekent niet dat alle leveranciersovereenkomsten noodzakelijk rechtstreeks met de Reiziger worden gesloten en onttrekt een pakketreis niet aan haar regelgeving. De Gids die het pakket samenstelt en organiseert, blijft verantwoordelijk voor de uitvoering.

2.2 Handelingsbekwaamheid en minimumleeftijd

De reizen op TrekFriendly zijn voorbehouden aan meerderjarigen van 18 jaar en ouder. Door zijn reservering te bevestigen verklaart de Reiziger meerderjarig en volledig handelingsbekwaam te zijn en dat alle deelnemers in de reservering meerderjarig zijn. Deze verklaring wordt bij de reservering verzameld en bewaard met het tijdstip en de versie van de aanvaarde tekst. De Gids mag deelname van minderjarigen weigeren.

2.3 Samenstelling van de totaalprijs

De bij reservering betaalde prijs bestaat uit drie afzonderlijke onderdelen:

• De TrekFriendly-servicecommissie.
• Logistieke kosten: bedragen bestemd voor derden (verblijven, restaurants, vervoer).
• Begeleidingsvergoedingen: vergoeding voor de deskundigheid van de Gids.

2.4 Inning en geldstromen

Betaling verloopt via het beveiligde Stripe Connect-systeem:

• Inning bij reservering: het verschuldigde bedrag wordt geïnd zodra de bestelling bevestigd is. Vanaf €500 wordt bij reservering een voorschot van 30% geïnd en wordt het saldo van 70% automatisch 45 dagen vóór vertrek afgeschreven, mits de betaalmethode dit ondersteunt; anders kan het saldo via een link worden betaald. Bij reservering na die deadline is het saldo onmiddellijk verschuldigd. Het schema en het te betalen bedrag worden vóór betaling getoond.
• TrekFriendly-commissie: wordt bij inning onmiddellijk ingehouden.
• Logistieke kosten en begeleidingsvergoedingen: de uitsplitsing vóór betaling vermeldt het logistieke aandeel en de vergoeding van de Gids. De verdeling tussen professionals heeft geen invloed op de rechten van de Reiziger.
• Annuleringen: een eventuele terugbetaling aan de Reiziger hangt niet af van de latere afrekening tussen TrekFriendly, de Gids en leveranciers.

Aankondiging van afschrijving en respijttermijn: bij automatische afschrijving van het saldo ontvangt de Reiziger 5 dagen voordien een e-mail ter informatie. Bij vóór die datum gemelde moeilijkheden kan TrekFriendly uitzonderlijk en naar eigen inzicht een respijttermijn toestaan die de annuleringsdatum wegens niet-betaling uitstelt. Dit is geen verworven recht of vaste praktijk en wijzigt noch het verschuldigde bedrag, noch de schaal van artikel 3.2.

2.5 Minimumaantal deelnemers en vertrekgarantie

Elk vertrek van een Gids heeft een door de Gids vastgesteld minimumaantal deelnemers, zichtbaar op de vertrekpagina vóór enige betaling. Dit minimum bepaalt of het vertrek doorgaat.

Daarover wordt beslist op een garantiedatum volgens de duur van de reis:

• Uitstappen van 3 dagen of minder: uiterlijk 7 dagen vóór vertrek.
• Reizen van meer dan 3 dagen: uiterlijk 30 dagen vóór vertrek.

De Gids kan vóór de eerste reservering een vroegere inschrijvingssluiting vastleggen, bijvoorbeeld vanwege een accommodatieoptie. Deze deadline wordt vóór aankoop getoond en mag daarna voor een reeds gereserveerd vertrek niet worden vervroegd of uitgesteld. Betalingen die vóór de sluiting begonnen zijn, behouden hun betaalvenster van 35 minuten; de beslissing volgt na controle, normaal binnen het uur. Een betalingsincident vraagt om een door TrekFriendly gemelde regularisatie. De Gids houdt minstens 48 uur tussen de sluiting en het einde van zijn optie en bevestigt of annuleert de accommodatieoptie zelf.

Op die datum is ofwel het minimum bereikt en het vertrek gegarandeerd—het mag dan niet meer wegens onvoldoende deelnemers worden geannuleerd, ook niet als deelnemers later afhaken—ofwel is het minimum niet bereikt en wordt het vertrek automatisch geannuleerd. In dat laatste geval krijgt de Reiziger met een lopende reservering automatisch alles terug, inclusief servicecommissie, via de oorspronkelijke betaalmethode en zonder inhouding volgens artikel 3.2. Voor wie vóór deze beslissing annuleerde, geldt artikel 3.2 (“Geannuleerd vertrek”).

De garantiedatum wordt vóór aankoop getoond en in de bevestigingsmail herhaald. Deze automatische annulering is geen handeling van de Gids in de zin van artikel 3.3 en geeft geen recht op extra vergoeding door de Gids of het platform. Reizen die TrekFriendly zelf organiseert, kennen geen minimumaantal deelnemers en vallen niet onder dit artikel.

Wachtlijst en vrijgekomen plaatsen: als op een vol vertrek een plaats vrijkomt, krijgt de eerste persoon op de wachtlijst die plaats 12 uur exclusief aangeboden. Gedurende die periode is ze niet algemeen te koop en wordt een ander reserveringsverzoek voor die plaats geweigerd met vermelding van deze reden. Zonder tijdige bevestiging volgt de volgende persoon; is de lijst uitgeput, dan komt de plaats voor iedereen beschikbaar. Inschrijving op een wachtlijst is gratis, houdt geen betaling in en vormt geen reservering of toezegging van een plaats.

Afdeling 3 — Herroeping en annuleringen

3.1 Geen herroepingsrecht

De herroepingstermijn van 14 dagen geldt niet voor het online boeken van een pakketreis of voor vrijetijdsdiensten op een bepaalde datum of gedurende een bepaalde periode zoals bedoeld in artikel VI.53, 12° van het Wetboek van economisch recht. Dit doet geen afbreuk aan de hierna beschreven rechten op annulering, overdracht en terugbetaling.

3.2 Annulering door de Reiziger

Bij persoonlijke annulering zonder recht op kosteloze opzegging worden onderstaande kosten op de totaalprijs berekend, beperkt tot de reeds betaalde bedragen. De rest wordt terugbetaald. De schaal verwijst naar de vertrekdatum; na een door de Reiziger gekozen verplaatsing blijft de vroegste van de oorspronkelijke en nieuwe vertrekdatum gelden. Een door de organisator opgelegd uitstel valt onder de afzonderlijke rechten van artikel 3.6.

• Meer dan 60 dagen vóór vertrek: 10% van de totaalprijs ingehouden.
• Tussen 60 en 46 dagen vóór vertrek: 25% ingehouden.
• Tussen 45 en 15 dagen vóór vertrek: 70% ingehouden.
• Minder dan 15 dagen vóór vertrek: 100% ingehouden, onder voorbehoud van terugbetalingsrechten uit de wet en deze voorwaarden.

Bij persoonlijke annulering volgens deze schaal vormt de servicecommissie de minimuminhouding, onder voorbehoud van toepasselijke wettelijke grenzen. Bij een pakketreis moeten de kosten redelijk en verantwoord blijven, rekening houden met kostenbesparingen en verwachte inkomsten uit herverkoop en mogen ze de reisprijs niet overschrijden. Het bedrag wordt op verzoek verantwoord en zo nodig gecorrigeerd. Bij recht op volledige terugbetaling wordt ook de commissie terugbetaald.

Herverkoopclausule: als de vrijgekomen plaats een nieuwe reservering mogelijk maakt die anders niet kon worden aanvaard, wordt de inhouding aan de annulerende Reiziger teruggestort, verminderd met de TrekFriendly-servicecommissie die het platform behoudt. De terugstorting is evenredig met het aantal werkelijk overgenomen plaatsen. Dit geldt voor volledige annulering van een reservering; een inhouding wegens het schrappen van deelnemers uit een behouden reservering is definitief en wordt niet teruggestort.

Geannuleerd vertrek: wordt het vertrek later geannuleerd, dan wordt de inhouding aan de Reiziger die voordien annuleerde terugbetaald, verminderd met de servicecommissie en wat al volgens de herverkoopclausule werd teruggestort.

Vóór vertrek kunnen leverancierskosten ontstaan; of ze terugvorderbaar zijn hangt af van de betrokken reserveringen. Bij een pakketreis beperken bovenstaande commerciële regelingen rond herverkoop en deelnemersvermindering het recht op redelijke en verantwoorde kosten niet. De Reiziger kan een eventueel afgesloten annuleringsverzekering aanspreken en voor zijn aangifte een annuleringsbewijs aanvragen.

3.3 Annulering door de Gids of het platform

Als de Gids of TrekFriendly het vertrek annuleert, krijgt de Reiziger met een lopende reservering alles terug, inclusief commissie, ongeacht de oorzaak. Terugbetaling hangt niet af van voorafgaande terugvordering van voorschotten bij leveranciers of de Gids. Voor een pakketreis gebeurt dit zonder onnodige vertraging en uiterlijk 14 dagen na opzegging.

3.4 Overmacht

Bij een pakketreis kan de Reiziger vóór vertrek kosteloos opzeggen wanneer onvermijdbare en buitengewone omstandigheden op de bestemming of in de onmiddellijke omgeving aanzienlijke gevolgen hebben voor de uitvoering of het personenvervoer naar de bestemming. Alle betalingen, inclusief commissie, worden dan zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen 14 dagen terugbetaald, zonder aanvullende schadevergoeding vanwege die omstandigheden.

Een persoonlijke verhindering, bijvoorbeeld ziekte, geeft niet automatisch dat recht: de annuleringsvoorwaarden en eventuele persoonlijke verzekering moeten worden onderzocht. Voor beoordeling van een uitzonderlijke situatie buiten de gewone schaal kan de Reiziger naar info@trekfriendly.com schrijven.

Een tegoedbon met een geldigheid van 18 maanden kan als vrijwillige oplossing worden aangeboden. Daarvoor is vrije en uitdrukkelijke instemming van de Reiziger nodig; weigering neemt nooit een terugbetalingsrecht weg. Een tegoedbon mag nooit worden opgelegd in plaats van een wettelijk verschuldigde terugbetaling.

3.5 Overdracht van een pakketreisovereenkomst

De Reiziger mag zijn overeenkomst overdragen aan iemand die aan de voorwaarden voldoet, na redelijke kennisgeving op een duurzame gegevensdrager. Minstens zeven dagen geldt altijd als redelijk; latere aanvragen worden volgens de omstandigheden beoordeeld. De aanvraag gebeurt per e-mail aan TrekFriendly, dat ze aan de organisator doorstuurt. Kosten mogen niet hoger zijn dan de werkelijke, redelijke en bewezen overdrachtskosten. Overdrager en overnemer zijn hoofdelijk aansprakelijk voor het saldo en de wettelijk verschuldigde bijkomende kosten.

3.6 Specifieke rechten bij pakketreizen

Vóór reservering: organisator en doorverkoper verstrekken het toepasselijke standaardinformatieformulier, hun identiteit en contactgegevens, de reiskenmerken, volledige prijs, betalingsschema, annuleringsvoorwaarden en gegevens van de insolventiebeschermer. De overeenkomst of bevestiging moet op een duurzame gegevensdrager worden verstrekt. Kennisname van deze voorwaarden vervangt die specifieke documenten niet.

Aanzienlijke wijziging: bij een voorgestelde belangrijke wijziging, met name van data, krijgt de Reiziger een redelijke termijn om uitdrukkelijk te aanvaarden of kosteloos op te zeggen. De kennisgeving vermeldt de wijzigingen, gevolgen en antwoordtermijn. Zonder uitdrukkelijke aanvaarding binnen die termijn eindigt de overeenkomst volgens Belgisch recht. Wordt geen vervangende pakketreis aanvaard, dan worden alle betalingen uiterlijk binnen 14 dagen terugbetaald. Een geringe wijziging moet contractueel toegestaan zijn en op een duurzame gegevensdrager worden meegedeeld.

Bijstand en uitvoering: de organisator is verantwoordelijk voor de inbegrepen diensten, ook die van leveranciers, en verleent zonder onnodige vertraging passende bijstand aan een Reiziger in moeilijkheden. Gebrekkige uitvoering moet snel worden gemeld, rechtstreeks of via TrekFriendly. Volgens de wettelijke voorwaarden kan de Reiziger herstel, vervangende diensten, prijsvermindering, opzegging of schadevergoeding krijgen. Dezelfde schade wordt niet tweemaal vergoed.

Financiële bescherming: organisator en doorverkoper moeten beschikken over de op hen toepasselijke insolventiebescherming. De gegevens van de beschermer en de omvang van de bescherming worden vóór verbintenis verstrekt. Mandaten en verwerking door Stripe zijn geen reisverzekering of bewijs van die bescherming.

Afdeling 4 — Niet-omzeiling en loyaliteit

Reizigers en Gidsen leiden een op TrekFriendly begonnen reservering niet om om de afgesproken commissie te ontlopen. Dit beperkt noch de contacten die nodig zijn voor de reis, noch wettelijke rechten. Bij bewezen omzeiling mag TrekFriendly vergoeding van aangetoonde schade vragen, nadat de gebruiker zijn opmerkingen kon geven. Louter vermoeden leidt niet automatisch tot een vergoeding of definitieve uitsluiting.

Klachten en geschillen

Schrijf bij vragen of klachten naar info@trekfriendly.com met vermelding van de reservering. Verzoeken over uitvoering van een pakketreis worden zonder onnodige vertraging doorgestuurd naar de organisator; de ontvangstdatum bij TrekFriendly geldt voor wettelijke termijnen als ontvangst door de organisator.

Na een onopgeloste poging bij de professional kan de consument terecht bij de Consumentenombudsdienst, die zijn bevoegdheid onderzoekt of doorverwijst. Dit verhindert geen beroep op de rechter. Belgisch recht geldt zonder afbreuk aan de dwingende bescherming of bevoegdheidsregels voor de consument.