Voorwaarden voor partnergidsen

Deze voorwaarden regelen de professionele relatie tussen TrekFriendly en partnergidsen die hun eigen aanbod op het platform plaatsen.

Toepassingsgebied

De Gids blijft verantwoordelijk voor de begeleiding die hij verzorgt en, wanneer hij een pakketreis organiseert, voor de uitvoering van de inbegrepen diensten. TrekFriendly behoudt zijn eigen verplichtingen volgens zijn rol in het aanbod. Voor reizen die TrekFriendly zelf organiseert, gelden afzonderlijke voorwaarden.

Betalingen, mandaten en publicatie

Facturerings- en betalingsmandaat

De Gids machtigt TrekFriendly uitdrukkelijk om in zijn naam en voor zijn rekening bedragen van Reizigers te innen via betalingsdienstverlener Stripe Connect. TrekFriendly stelt in naam van de Gids betalingsbewijzen voor Reizigers op. Logistieke kosten worden bij elke inning naar de Gids doorgestort, ook vóór het vertrek gegarandeerd is; begeleidingsvergoedingen worden volgens het beheermandaat voor rekening van de Gids op het betalingssaldo van het platform ingehouden. De vrijgave wordt vanaf de dag na de begindatum van de reis geactiveerd.

SEPA-incassomandaat

De Gids ondertekent vanuit zijn gidsomgeving een SEPA-incassomandaat ten gunste van TrekFriendly. Dit staat los van de betaalrekening waarop hij zijn vergoedingen ontvangt: het werkt in omgekeerde richting en dient uitsluitend om bedragen te innen die hij aan het platform verschuldigd is.

• Strikt beperkt doel: alleen bedragen die na een als “vermijdbare annulering” beoordeeld annuleringsdossier ten laste van de Gids komen, mogen worden geïnd: de aan Reizigers terugbetaalde commissie en de forfaitaire vergoeding; daarnaast de Stripe-verwerkingskosten bij onvoldoende deelnemers voor nieuwe vertrekken die zijn aangemaakt na uitdrukkelijke aanvaarding van die regel. Geen andere bedragen, op geen enkele andere grond.
• Informatie en volgorde van invordering: de Gids ontvangt minstens 7 dagen vóór elke aanbieding een e-mail met het bedrag en de grondslag. Verschuldigde bedragen worden eerst verrekend met toekomstige begeleidingsuitbetalingen; SEPA-incasso geldt alleen voor het restant.
• Recht op terugbetaling: de Gids kan binnen 8 weken na de afschrijvingsdatum terugbetaling door zijn bank krijgen onder de voorwaarden van zijn bankovereenkomst.
• Publicatie: een actief mandaat is nodig om nieuwe vertrekken open te stellen. Reeds gepubliceerde reizen en lopende reserveringen worden niet geraakt.

Commissie en verplichtingen van de Gids

De servicecommissie bedraagt 10% van het totaalbedrag, met een minimum van €15 per reservering. Een eventuele toeslag “Minimumcommissie” wordt vóór betaling aan de Reiziger getoond en vermindert het aandeel van de Gids niet.

• Een beroepsaansprakelijkheidsverzekering en de vereiste kwalificaties aantonen.
• De inbegrepen diensten en leveranciers identificeren, de aangekondigde logistiek organiseren en zorgen dat leveranciers daadwerkelijk worden betaald.
• Bij het organiseren van een pakketreis de toepasselijke bescherming tegen insolventie aantonen en vóór reservering de nodige informatie voor de reisovereenkomst verstrekken.

Annulering van een vertrek door de Gids

Dossier en beoordeling

Elke annulering op initiatief van de Gids opent een dossier. Hij vermeldt zijn reden en heeft 14 dagen om via zijn gidsomgeving bewijsstukken in te dienen. TrekFriendly beoordeelt het dossier daarna als overmacht of vermijdbare annulering. Zonder bewijs tegen de deadline wordt het dossier afgesloten als vermijdbare annulering.

Onder meer een oranje of rode waarschuwing, een ongunstig BERA-lawinebericht, een besluit tot afsluiting van de toegang, een medisch attest of gelijkwaardig officieel document worden aanvaard. Gewone seizoensgebonden weersomstandigheden, een als onvoldoende beschouwd deelnemersaantal, ongerechtvaardigde onbeschikbaarheid, organisatiefouten of dubbele reserveringen worden niet aanvaard.

Gevolgen en betwisting

Bij erkende overmacht wordt niets aan de Gids aangerekend. Bij vermijdbare annulering komt de aan Reizigers terugbetaalde servicecommissie ten laste van de Gids. Bij annulering minder dan 15 dagen vóór vertrek komt daar een forfaitaire vergoeding van €25 per terugbetaalde deelnemer bij.

Invordering gebeurt eerst door verrekening en daarna via SEPA-incasso na voorafgaande kennisgeving. Ze stopt na drie mislukte aanbiedingen, of na de eerste als de weigering structureel is (gesloten rekening, niet-toegestane incasso). Automatische annulering wegens het niet bereiken van het minimumaantal deelnemers, annulering door TrekFriendly en door TrekFriendly zelf georganiseerde reizen vallen buiten dit dossier.

De beoordeling kan schriftelijk worden betwist via info@trekfriendly.com. De Gids wordt op de hoogte gebracht van de opening van het dossier en vervolgens van de gemotiveerde beslissing.

Loyaliteit en einde van de relatie

De Gids leidt een op TrekFriendly begonnen reservering niet om om de afgesproken commissie te ontlopen. Deze regel beperkt noch de contacten die nodig zijn voor de uitvoering van de reis, noch wettelijke rechten. Stopzetting van de gidsactiviteit blijft afhankelijk van de afwikkeling van lopende verplichtingen.